Quiink TIME
online, enkel og effektiv digital tids- og vareregistrering til C5
Generelt
Med Quiink Time slipper du for håndskrevne timesedler, som ofte kommer for sent til bogholderiet og desuden ofte kan være svære at afkode. Quiink Time sikrer online adgang fra medarbejderens telefon eller tablet, så denne kan foretage den nødvendige registrering med det samme. Systemet er online fra C5 til app og omvendt og således er alle ændringer synlige, så snart ændringen er foretaget.
Du kan tilmed aktivere opgavestyring på den måde at medarbejderne selv kan igangsætte og afslutte opgaver. Endelig indeholder Quiink Time et dokumentstyringsarkiv som automatisk udveksler dokumenter med ”kundemappen” i C5. Således bliver f.eks. tegninger eller guidelines synlige direkte hos medarbejderne, som så heller ikke længere er afhængige af udskrevne tegninger i forældede versioner.
Projektledere eller bogholdere kan nemt og enkelt hente time- og vareregistreringer direkte ind i C5 i en kladde forud for bogføring.
Fra C5
Adgang for medarbejdere styres fra C5 medarbejderkartoteket med bl.a. adgang fra/til, brugernavn og password.
Projekter kan oprettes og rettes og via bl.a. notatfunktionen kan der sendes instrukser ud til medarbejdere.
Lønperioder sættes op således at lukkede lønperioder ikke længere er mulige at registre i.
Dokumenter herunder tegninger, kalkulationer, billeder beregninger etc. kan linkes til sagen så de er synlige for READ på medarbejderens tablet.
Timer og varer indlæses i ordre- eller projektkladden til bogføring enten når projektet skal afsluttes (for eet projekt/ordre), eller hvis afslutning af en lønperiode gør, at timer skal læses ind. Både timer og varer kan rettes i kladden inden bogføring.
Afviste timer slettes i kladden og ryger herefter ”tilbage” til medarbejderens ugeseddel med en tekst der forklarer afvisningen, og så medarbejderen kan rettes registreringen ved næste login.
På mobil / tablet
Fra medarbejderens mobil eller tablet startes en app, hvorfra der logges på med brugernavn og password.
Der næste vises alle opgaver/projekter i listeform med de relevante oplysninger (sagsnr, navn, adresse, dato for start og levering), der kan arbejdes på, og med forskellige farvekoder får man hurtigt overblik over planlagte og overskredne opgaver.
På opgaven/projektet kan medarbejderen
- Igangsætte opgaven
- Sætte den på hold
- Markere færdig (for i dag – kommer igen i morgen)
- Afslutte (opgaven er færdig)
For hver opgave kan der registreres timer og varer, for de aktuelle forbrug med brug af de varenumre i C5, som er sat op hertil.
Der er adgang til dokumentstyring og således kan dokumenter fra C5 hentes og læses ligesom der kan tages billeder direkte fra telefon/tablet, som kan oploades til sagen.
Systemet giver mulighed for at sende beskeder direkte ”hjem” til den sagsansvarlige.
Medarbejderen har egen oversigt over timeseddel og kan se, om der mangler registreringer eller om timer skulle være afvist ved efter indlæsning.
Teknik
Quiink Time software er:
- C5 elementer til installation og konfiguration i virksomhedens C5. Passer til version 2008, 2010 og 2012 og kræver en SQL database.
- En app, der blot gemmes til hjemmesideskærm på medarbejderes telefon/tablets. Den kan frit bruges på alle gængse operativsystemer herunder IOS, Android og Windows